[align=right]المفتاح الحادي عشر

الإجتماعات ….أكون أولا أكون"

إن الإجتماعات يمكن أن تكون نقمة تكلف مؤسستك المال الكثير ، أو أن تكون نعمة وأداة لتحقيق النجاح المأمول" إبراھيم الفقي
1ھل ھذا الإجتماع ھام حقاً - : -
"إذا ما بدأ المرء باليقين ، فإنة سوف ينتھي بالشك ، أما إذارضي بأن يبدأ من الشك فإنه سوف ينتھي باليقين حتمياً " فرانسيس بيكون
علیك أن توجھ لنفسك الأسئلة الأتیة عندما تقرر عقد إجتماع ما -:-ھل الإجتماع ضروري
-ما ھو الھدف من وراء ھذا الإجتماع
-ھل یمكن ببساطھ أن أرسل مذكرة أو أقوم بإتصال ھاتفي بدلاً من عقد الإجتماع
-ھل یمكنني تحقیق أھدافي من خلال إجتماع فردي
إذا وجدت بأن الإجتماع ضروریاً فوجھ لذاتك الأسئلة التالیة -:-
على من ینبغي حضور الإجتماع
-ھل أحتاج فعلاً لكل ھؤلاء في الإجتماع
-ھل یجب علىّ حضور الإجتماع )

إذا أجبت بلا قم بالتفویض أما إذا أجبت بنعم فوجھ لذاتك الأسئلة التالیة: --ھل یجب علىّ البقاء في الإجتماع حتى نھایتھ
-كم من الوقت یحتاج ھذا الإجتماع
لا تتجنب الإجتماعات بل على العكس تعلم كیف تجعلھا مثمرة وفعًالھ وحاول أن تسخر الإجتماعات لصالحك
بدلاً من أن تكون ضدك .………2

الأسباب السبعة وراء عقد الإجتماعات - : -

"لا يھم ماذا يقول الناس عن الإجتماعات أو ماذا يعتقدون فھي باقية دائماً وأبداً " كليد و ز برسون
1التخطیط : غنھ أحد الأسباب الرئیسیة لعقد الإجتماعات فقد یكون الھدف الحصول على الأفكار الجیدة -
لوضع تخطیط أفضل .
2صنع القرار : من أجل مناقشة موضوع ھام والوصول الى قرار یتمیز بمزید من الفاعلیة عن القرار الذي - قد تتخذة بمفردك .
3توصیل المعلومات : قد یكون من أجل إستعراض الإتجاھات الجدیدة أو غبلاغ الأعضاء بتغیرات معینة . -
4حل المشكلات : من أجل حل النزاعات والوصول الى أفضل حل ممكن . -
5التحفیز والمكافأة : قد یكون من أجل تحفیز الأخرین وتحمیسھم من خلال الإطراء وتقدیر أداء الأفراد أمام -الجمیع .
6التدریب : من الأسباب أیضاً تدریب الفریق ورفع مستوى مھاراتھم . -
7بناء فریق العمل : الإجتماعات قد تكون أداة ممتازة لبناء الفریق ، ففریق العمل یشارك المسئولیات ویتخذ -
القرارات ویحدد الأھداف وخطوات التنفیذ .
3الأنماط السبعة للناس في الإجتماعات - :

إن اللجنة ما ھي إلا مجموعة من الرجال تحافظ على الدقائق بينما تضييع الساعات " "
ميلسون بريل
1المسیطر : الذي یجب أن تكون مقالید الإجتماع في یدة . -
2المتعالم : یعتقد بأن لدیة الإجابة عن أي سؤال لذى فھو یمطر الجمیع بوابل من التفصیلات الى درجة -
الملل .
3المقاطع : یقاطع الأخرین لیظھر أنھ على معرفة فینحرف أحیاناً عن الموضوع الأصلي الى مواضیع -أخرى .
4محب الأحادیث الجانبیة : إنھ یحاور الذي بجانبة بھدوء أثناء حدیث شخص أخر فھو یحاول جذب انتباه -الأخرین إلیھ بعیداً عن الأجتماع نفسة .
5السلبي : إنھ یعبر عن مشاعرة السلبیة والمثبطة تجاه الإجتماع ، یلقي بالتصریحات السلبیة وأن -
الأخرین سوف یتذكرون كلامھ فالأجتماع لن یأتي بفائدة ھكذا یقول .
6الخجول : یفتقد الثقة في النفس وتقدیر الذات یحاول تجنب المشاركة في الحدیث والحوار أثناء -الإجتماع .
7المرتبك : عندما تستمع إلیة لا تحصل على جملة مفیدة و إذا وجھت إلیة سؤال معین یعطیك إجابتین … -

4الأسباب العشرة وراء فشل الإجتماعات - : -"

إن الإجتماعات ذاتھا ليست شيئاً غير فعَال وغير منتج ، بل الناس ھم الذين يجعلونھا ھكذا " إبراھيم الفقي
1 -الإفتقاد الى الإعداد
- 2 الإفتقاد الى الھدف (الغایة (
3 -عدم وضع جدول أعمال .
4 -زیادة عدد الحاضرین .
5 -حضور الكثیر من الأجتماعات .
6 -نزاعات الشخصیة .
7 -الإنتقاد .
8 -عدم المشاركة " الإحجام عن المشاركة "
9 -عدم تحدید العمل .
10 -عدم المتابعة .5

المحاذير الخمسة عشر عند حضور الإجتماع - : -

"إن ما صنعه المرء يمكن أن يغيره" فردريك مور فرسون

[blink]إقرأ القائمة الأتیة قبل أن تذھب الى أي إجتماع - :[/blink]

- لا تذھب وأنت غیر مستعد .
- لا تتأخر مھما كانت الأسباب .
- لا تدعو عدداً كبیراَ لحضور الإجتماع ، فكلما زادو قلت مشاركاتھم .
- لا توزع المعلومات أثناء الإجتماع التي یمكن لسكرتیرك أن یوزعھا علیھم قبل الإجتماع .
- لا تقاطع .
- لا تجادل .
- لا تأخذ أي شيء على محمل شخصي .
- لا تستحوذ على الكلام وحدك .
- لا تخشى عدم الإتفاق مالم یكن شخصي .
- لا تھدد أحداً .
- لا تستخذم أو تسمح بإستخدام لغة بذیئة .
- لا تكن سلبیاً .
- لا تشجع الحوارات الجانبیة ولا تسمح بھا .
- لا تقضي وقتاً أكثر من المحدد للإجتماع .
- لا تنس أن توجھ الشكر لكل الحاضرین في النھایة .6ا
المبادىء العشرون لضمان نجاح الإجتماعات - : -"

غنك بوصفك قائداً لجماعة فأنت المسئول عن خلق بيئة يؤدي فيھا النقاش الى توصيات وقرارات أفضل " كليد وربرسون
حان الوقت لتقدیم المبادىء الأكثر قوة وفعالیة لضمان نجاح أي إجتماع و ھي -:
الأخرین م1 -كن مستعداً .
2 -قم بتوزیع جدول الأعمال مقدماً .
3 -أدع الشخصیات الرئیسیة فقط .
4 -أجعل الجمیع على أتم الإستعداد
5 -احرص على إذابة المنازعات مقدماً .
6 -احرص على الحضور مبكراً .
7 -اھتم بالتنظیم
8 -ضع ھدفك أمامك .
9 -ضع أساساً قویاً ( إحرص على وضع بعض القواعد الرئیسیة أمام الحاضرین مثل : احترام أراءشاعرھم ، إعطاء فرصة الحدیث لكل عضو (………
10 -حدد وقت الإجتماع .
11 -نظم مواعید للراحة أثناء الإجتماع .
12 -أخلق بیئة آمنھ (دع الأخرین یعبرون عن رؤاھم بحریة تامة (
13 -استشر الأخرین .
14 -استمع باھتمام .
15 -احتفظ بھدوئك وكن على سجیتك .
16 -لا تخرج عن جدول الأعمال .
17 -اعترف بخطأك ثم استمر في العمل .
18 -اغرس في الجمیع روح الإلتزام .
19 -قم بوضع خطة للعمل .
20 -علیك بالمتابعة .

عندما تحرص على تنفیذ المبادىء العشرین السابقة في إجتماعاتك سوف تجد نفسك أكثر قوة كما سوف یتوفر لدیك الكثیر من الوقت والمال وسوف یحترمك الأخرین وینظرون إلیك نظرة القائد الحقیقي لھم .…
7جدول الأعمال … ما ھو ؟ -"
إن جدول الأعمال بمثابة الخريطة ، فھو يصل بك الى غايتك المنشودة بأقصر الطرق الممكنة وأكثرھا أماناً" إبراھيم الفقي
یعد جدول الأعمال من أھم الأدوات التي یمكن لنا إستغلالھا لإدارة الإجتماعات بشكل یمتاز بالكفاءة والإنتاجیة إن الذھاب الى أي إجتماع دون جدول أعمال منظم ومعد جیداً ھو أسرع طریقة للفشل الأكید، لذا كان من الضروري عندما تقرر أي إجتماع أن تتأكد أنھ حتمي وھام ، ثم تبدأ بكتابة ھدفك منھ والموضوعات التي ترید
مناقشتھا والنتائج التي تسعى الى تحقیقھا ، بعد ذلك علیك تسجیل الأعضاء الذین ینبغي علیھم الحضور وكذلك موعد ومكان الإجتماع…….. إن ذلك سوف یجعل إجتماعك مثمراً ومتمیزاً .
8المفاتیح الستة وراء إجتماع أكثر قوة وفعالیة -: -"

إن الإجتماعات العظيمة والمنتجة لا تحدث فحسب ، بل قد تم تشكيلھا ببراعة وعناية" من أسرار نجاح المدير
1 -متابعة ما تم في الإجتماع السابق .
2 -التقدیر والمكافأة شجع فریقك كافأھم واعط كلاً قدرة .
3 -قم بدعوة ضیف یتحدث في الإجتماع . إنھا أفكار تشجع الجمیع على الحضور .
4 -اعرض شریط فیدیو : - علیك ان تجعل لك أسلوباً متمیزاً في الإجتماعات ومن الأسالیب الرائعة
عرض أشرطة فیدیو عن التحفیز- التنمیة الشخصیة وغیرھا ..
5 -لا تستحوذ على الحدیث .
6 -تذكر أسماء الجمیع خاطبھم بأسمائم لتشعرھم بالأھمیة فھو امر ضروري .
9متى تعقد إجتماعاً - : -

"إن ھناك ثلاثة أشياء في الحياة يمكنك التنبوء بھا : الضرائب ، الموت ، ومزيد من الإجتماعات" فيك مور
-إجتماع الأفطار .
-إجتماع العملیات الیومي من أجل التحفیز وھو لا یستغرق وقتاً طویلاً و لیكن التاسعة صباحاً .
-إجتماع الصباح .
-إجتماع الغداء .
-إجتماع بعد الظھر .
-الإجتماع في ساعات متأخرة .
-إجتماع الطوارىء : عند مواجھة طارىء لذا فھو في أي وقت من الیوم .
-الأحتفال التشجیعي : لمنح مكافأة لأحد الأشخاص .
-إجتماع العصف الذھني : لمناقشة فكرة ما لإتخاذ قرار سریع في أي وقت إنھ طریقة ممتازة لبناء فریق
عمل .
-الإجتماع الشھري : لإعلان النتائج الشھریة .
-الإجتماع الربع سنوي والنصف سنوي والسنوي : إنھا نفس الإجتماعات الشھریة لكنھا تضم عدداً كبیرا من
الأعضاء .
-الإجتماع الضخم (السنوي الكبیر) وھو عادة ما یضم الإدارة العلیا والوسطى والمراقبون وأیضاً الموظفون
ویكون أشبھ بحفلة سنویة یٌدعى إلیھا محاضرون محترفون ولذا فھو یتطلب الإعداد الجید .10

أين يعقد الإجتماع - : -

"إن تكرار القرارات الخاطئة كل يوم قد تسبب في مشاكلك" جيم رون
استعرض الكاتب مجموعه من الأماكن وبإختصار شديد ھي :
-في محل العمل (مكتب المدير - قاعة المؤتمرات (
-إجتماعات خارج نطاق العمل .

11 الإجتماعات وتقدير الذات : -

"أعتني بالجذور وسوف تعتني الفروع بنفسھا " مثل صيني
من الجمیل في ھذة الجزئیة من الموضوع أن الكاتب ذكر بأنھ حضر إحدى الندوات في كالیفورنیا عن تقدیر الذات وبعد أن أقضى المشاركون الندوة مدتھا یومین وتعرف بعضھم على بعض ، عقد متحدث الندوة حلقة
لیتحدث الجمیع عن صفات أول الجالسین ثم الذي یلیة وھكذا ، بعدھا طلب منھم ان یكتبوا الأشیاء الجیدة في انفسھم في عشر دقائق …
إن ھذا الموقف حسب قول الكاتب یجعلھم یشعرون بالأھمیة فوائدھا عظیمة جربھا في محیطك . حاول أن تكون مبدعاً وتجعل إجتماعاتك متعة لا تنتظر متى تصبح الإجتماعات مثمرة بل إجعلھا أنت كذلك أو إجعلھا إجتماعات عظیمة .…


[blink]إتخذ القرار لتعقد إجتماعاً ناجحاً[/blink] [/align]

وبكدة نكون اكملنا كتاب من كتب د . ابراهيم الفقي

اتمنى انكم تكونوا استفدتوا .